NEO Despachante & Isenções PcD
Código: PSI-001
Versão: 1.0
Data de aprovação: 05/11/2026
Responsável pela aprovação: Direção da NEO Despachante & Isenções PcD
Abrangência: Direção, colaboradores, prestadores de serviços, parceiros e terceiros autorizados.
1. OBJETIVO
Esta Política de Segurança da Informação tem como objetivo estabelecer normas práticas, administrativas e operacionais para garantir a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e a proteção das informações utilizadas pela NEO Despachante & Isenções PcD no desenvolvimento de suas atividades.
A política busca assegurar que todas as informações de clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros sejam tratadas de maneira segura, responsável e em conformidade com a legislação vigente.
Aplica-se especialmente às atividades de:
- Serviços de despachante e regularização de documentação veicular junto aos DETRANs e demais órgãos públicos.
- Processos de aquisição, transferência, licenciamento e regularização de veículos.
- Assessoria e acompanhamento de processos de isenções tributárias para pessoas com deficiência (PcD).
- Tratamento e encaminhamento de documentos pessoais, médicos, fiscais e veiculares.
- Atendimento presencial, telefônico, digital e por WhatsApp.
- Armazenamento, consulta, compartilhamento e transmissão de informações e documentos.
A segurança da informação é responsabilidade de todos que participam das operações da empresa.
2. PRINCÍPIOS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A NEO adota os seguintes princípios:
2.1. Confidencialidade
Garantir que informações e documentos sejam acessados somente por pessoas autorizadas e exclusivamente para finalidades profissionais legítimas.
2.2. Integridade
Garantir que documentos, cadastros e informações permaneçam corretos, completos e protegidos contra alterações indevidas, perdas ou adulterações.
2.3. Disponibilidade
Assegurar que as informações e os sistemas necessários às atividades estejam disponíveis às pessoas autorizadas sempre que necessários.
2.4. Rastreabilidade
Manter controle e identificação das operações relevantes, permitindo verificar quem acessou, alterou, transmitiu ou utilizou determinada informação, sempre que tecnicamente possível.
2.5. Conformidade legal
Cumprir a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), as normas aplicáveis da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), as regras dos órgãos públicos e as demais obrigações legais e contratuais relacionadas às atividades da empresa.
3. INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS PROTEGIDOS
São considerados confidenciais e protegidos todos os dados e documentos utilizados nas operações da NEO, incluindo:
3.1. Dados pessoais
- Nome completo, CPF, RG e CNH.
- Endereço, telefone e e-mail.
- Dados de identificação e informações cadastrais.
- Documentos pessoais de clientes e familiares.
3.2. Dados sensíveis de pessoas com deficiência
Em razão dos serviços de isenções PcD, a empresa poderá tratar dados pessoais sensíveis, especialmente informações sobre saúde, deficiência, laudos médicos, relatórios, exames e documentos que indiquem condições de saúde.
Essas informações exigem proteção reforçada e somente poderão ser utilizadas quando necessárias para a execução dos serviços e mediante fundamento legal adequado.
3.3. Documentos fiscais e veiculares
- CRLV, CRV, ATPV e documentos de propriedade.
- Notas fiscais e propostas comerciais.
- Dados de veículos, chassis, placas e RENAVAM.
- Documentos de aquisição, transferência e licenciamento.
- Formulários, requerimentos e autorizações de isenções de IPI, ICMS, IPVA e demais benefícios aplicáveis.
3.4. Informações operacionais
- Protocolos e processos administrativos.
- Senhas de acesso corporativas.
- Informações de sistemas internos.
- Dados comerciais, financeiros e contratuais.
- Comunicações com clientes, fornecedores e órgãos públicos.
4. REGRAS DE ACESSO ÀS INFORMAÇÕES
4.1. O acesso às informações deverá ser restrito aos colaboradores e prestadores de serviços que necessitem delas para executar suas atividades.
4.2. Cada colaborador deverá utilizar sua própria identificação e credenciais de acesso aos sistemas.
4.3. É proibido compartilhar senhas, logins ou códigos de autenticação entre colaboradores.
4.4. É proibido acessar processos, documentos ou informações de clientes sem autorização ou finalidade profissional relacionada ao serviço.
4.5. Os acessos aos sistemas do DETRAN, órgãos fazendários, plataformas governamentais e demais sistemas deverão respeitar as regras específicas de cada plataforma.
4.6. O acesso deverá ser revogado imediatamente quando houver desligamento de colaborador, encerramento de contrato ou alteração de função que elimine a necessidade de acesso.
4.7. Sempre que possível, deverão ser utilizados perfis individuais, autenticação em dois fatores e níveis de permissão conforme a responsabilidade de cada usuário.
5. PROTEÇÃO DE SENHAS E ACESSOS GOVERNAMENTAIS
Considerando que a NEO realiza operações em sistemas públicos e plataformas digitais, ficam estabelecidas as seguintes regras:
- Utilizar senhas fortes, individuais e não reutilizadas em diferentes serviços.
- Não anotar senhas em locais visíveis ou de fácil acesso.
- Não compartilhar senhas de e-mail, sistemas internos ou plataformas governamentais.
- Não armazenar PIN de certificados digitais ou códigos de autenticação em arquivos desprotegidos.
- Nunca solicitar, guardar ou utilizar a senha pessoal da conta gov.br do cliente, seu PIN de certificado digital ou códigos de autenticação pessoal.
- Quando uma operação exigir autenticação do próprio titular, orientá-lo a realizar pessoalmente essa etapa, conforme as regras do sistema.
- Utilizar certificados digitais e procurações somente quando houver autorização, legitimidade e observância das regras aplicáveis.
- Encerrar as sessões após a conclusão dos procedimentos.
6. SEGURANÇA DOS COMPUTADORES E DISPOSITIVOS
6.1. Os computadores utilizados nas atividades da empresa deverão possuir senha de acesso individual.
6.2. Os equipamentos deverão manter sistema operacional, navegadores e programas atualizados.
6.3. Deverá ser utilizado antivírus ou solução de proteção compatível, com atualizações automáticas sempre que disponíveis.
6.4. É proibida a instalação de programas desconhecidos, não autorizados ou de origem duvidosa.
6.5. Os computadores deverão ser bloqueados sempre que o colaborador se ausentar do posto de trabalho.
6.6. Não é permitido utilizar computadores da empresa para acessar sites suspeitos, realizar downloads não autorizados ou executar atividades que comprometam a segurança da rede.
6.7. O uso de dispositivos pessoais para armazenar documentos de clientes deverá ser evitado e, quando excepcionalmente autorizado, deverá observar os mesmos requisitos de segurança aplicáveis aos equipamentos corporativos.
6.8. Dispositivos externos, como pen drives e HDs, deverão ser utilizados somente quando necessários, autorizados e verificados quanto à segurança.
7. PROTEÇÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS E DIGITAIS
7.1. Documentos físicos de clientes deverão permanecer em locais protegidos, organizados e com acesso restrito.
7.2. Laudos médicos, documentos pessoais, declarações fiscais e demais documentos confidenciais não poderão ficar expostos sobre mesas, balcões ou áreas de atendimento após sua utilização.
7.3. Documentos digitalizados deverão ser armazenados em pastas e ambientes digitais com acesso controlado.
7.4. Não é permitido salvar documentos de clientes em computadores públicos, contas pessoais de e-mail ou serviços de armazenamento não autorizados.
7.5. O compartilhamento de documentos deverá ocorrer exclusivamente com pessoas, instituições e órgãos que participem legitimamente do processo.
7.6. Antes de enviar qualquer documento, o colaborador deverá conferir o destinatário, os arquivos anexados e a finalidade do compartilhamento.
7.7. Documentos impressos que não precisem mais ser mantidos deverão ser descartados de maneira segura, preferencialmente por fragmentação.
7.8. Arquivos digitais deverão ser eliminados de forma segura quando não houver mais necessidade de conservação e não existir obrigação legal, regulatória ou contratual de retenção.
8. UTILIZAÇÃO DO WHATSAPP E COMUNICAÇÕES DIGITAIS
Considerando que o WhatsApp é um dos canais utilizados no relacionamento com clientes, deverão ser observadas as seguintes regras:
- Utilizar preferencialmente os canais e dispositivos autorizados pela empresa.
- Confirmar a identidade do destinatário antes do envio de documentos.
- Evitar encaminhar documentos pessoais para contatos não confirmados.
- Não compartilhar conversas, fotografias, laudos médicos ou documentos de clientes com pessoas não autorizadas.
- Não utilizar grupos de WhatsApp para compartilhar documentos confidenciais de clientes.
- Evitar manter documentos de clientes armazenados desnecessariamente na galeria do celular.
- Proteger os aparelhos com senha, biometria ou mecanismo equivalente.
- Ativar a verificação em duas etapas nas contas utilizadas pela empresa, quando disponível.
- Não clicar em links suspeitos ou baixar arquivos enviados por remetentes desconhecidos.
A facilidade de comunicação não elimina a obrigação de preservar o sigilo das informações.
9. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS E LGPD
A NEO compromete-se a tratar os dados pessoais de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
9.1. Os dados deverão ser coletados e utilizados somente na medida necessária para a prestação dos serviços contratados, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos, conforme a base legal aplicável.
9.2. Os clientes deverão receber informações claras sobre a finalidade da coleta e utilização de seus dados.
9.3. A empresa deverá limitar o acesso aos dados pessoais ao mínimo necessário para cada atividade.
9.4. Dados pessoais sensíveis, especialmente laudos e informações médicas de pessoas com deficiência, deverão receber proteção reforçada.
9.5. Os dados não poderão ser utilizados para finalidades incompatíveis com aquelas que justificaram sua coleta.
9.6. É proibido comercializar, divulgar ou compartilhar dados de clientes para finalidades particulares ou não autorizadas.
9.7. A empresa deverá manter controle sobre os documentos recebidos, sua utilização, os compartilhamentos realizados e os prazos de conservação aplicáveis.
9.8. Solicitações de clientes relacionadas a seus dados pessoais, como acesso, correção, informações sobre tratamento ou eliminação, deverão ser encaminhadas à direção ou ao responsável designado para análise e resposta.
10. SEGURANÇA NOS PROCESSOS DE DESPACHANTE E ISENÇÕES PcD
Em razão da natureza dos serviços prestados, a NEO estabelece cuidados específicos:
10.1. Recebimento de documentos
- Conferir se os documentos recebidos correspondem ao cliente e ao processo.
- Evitar solicitar documentos desnecessários.
- Registrar o recebimento e identificar a finalidade de utilização.
- Manter os documentos organizados e protegidos.
10.2. Processos junto ao DETRAN e órgãos públicos
- Utilizar informações corretas e atualizadas.
- Conferir os dados antes do envio de requerimentos.
- Restringir o acesso aos processos aos profissionais responsáveis.
- Não realizar alterações ou consultas sem autorização ou justificativa profissional.
- Preservar protocolos, comprovantes e registros das operações.
10.3. Processos de isenções para PcD
- Tratar laudos, exames e relatórios médicos como documentos de acesso restrito.
- Não comentar condições de saúde de clientes com terceiros.
- Não utilizar documentos médicos em outros processos sem fundamento legal e finalidade legítima.
- Conferir os documentos antes do encaminhamento aos órgãos competentes.
- Garantir que as informações sejam transmitidas somente aos destinatários autorizados.
10.4. Atendimento aos clientes
A equipe deverá manter postura ética, respeitosa e profissional, preservando a privacidade e a dignidade das pessoas atendidas, especialmente das pessoas com deficiência e seus familiares.
11. BACKUP E RECUPERAÇÃO DE INFORMAÇÕES
11.1. A empresa deverá manter cópias de segurança das informações digitais essenciais às suas operações.
11.2. Os backups deverão ser realizados periodicamente, de acordo com a criticidade dos dados e a capacidade operacional da empresa.
11.3. Sempre que possível, as cópias de segurança deverão permanecer protegidas contra acesso não autorizado e incidentes que afetem os equipamentos principais.
11.4. Deverão ser realizados testes periódicos de recuperação para verificar se os arquivos podem ser restaurados.
11.5. O acesso aos backups deverá ser restrito aos responsáveis autorizados.
12. SEGURANÇA NO ATENDIMENTO E NO AMBIENTE DE TRABALHO
12.1. O atendimento deverá preservar a privacidade dos clientes.
12.2. Não deverão ser discutidos assuntos confidenciais em locais onde terceiros possam ouvir.
12.3. Documentos de um cliente não poderão ficar visíveis para outros clientes.
12.4. A equipe deverá evitar deixar telas de computadores abertas com informações pessoais expostas.
12.5. Visitantes e pessoas externas não poderão acessar livremente áreas que contenham documentos ou equipamentos com informações confidenciais.
12.6. Informações recebidas por telefone deverão ser fornecidas somente após a verificação da identidade e da legitimidade do solicitante.
13. COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕES COM TERCEIROS
O compartilhamento de informações com órgãos públicos, despachantes parceiros, contadores, fornecedores, instituições financeiras e prestadores de serviços deverá ocorrer exclusivamente quando necessário à execução das atividades da empresa.
13.1. Antes do compartilhamento, deverá ser verificada a legitimidade do destinatário e a necessidade do envio.
13.2. Sempre que aplicável, contratos e instrumentos com terceiros deverão estabelecer responsabilidades relacionadas à confidencialidade e à proteção de dados pessoais.
13.3. Terceiros que tenham acesso a informações de clientes deverão assumir compromisso de sigilo e utilizar os dados somente para a finalidade autorizada.
13.4. É proibido fornecer informações de clientes a terceiros por mera solicitação informal, sem verificar a legitimidade do pedido.
14. INCIDENTES DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Considera-se incidente de segurança qualquer situação que possa comprometer a confidencialidade, integridade ou disponibilidade das informações da empresa ou de seus clientes.
São exemplos:
- Envio de documentos para destinatário errado.
- Perda ou roubo de celular, computador ou dispositivo de armazenamento.
- Acesso não autorizado a arquivos ou sistemas.
- Vazamento de documentos pessoais ou médicos.
- Ataques de vírus, golpes digitais ou tentativas de fraude.
- Exclusão acidental de documentos importantes.
- Utilização indevida de senhas ou certificados digitais.
- Exposição de dados de clientes em redes sociais ou grupos de mensagens.
Procedimento obrigatório em caso de incidente:
- Comunicar imediatamente o ocorrido à direção da NEO.
- Interromper, quando possível e seguro, o acesso indevido ou a exposição das informações.
- Preservar evidências, registros, mensagens e arquivos relacionados ao incidente.
- Identificar quais informações foram afetadas e quais clientes poderão ter sido envolvidos.
- Adotar medidas para conter o incidente e reduzir os possíveis danos.
- Registrar formalmente o ocorrido e as providências adotadas.
- Avaliar a necessidade de comunicação aos titulares e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), observando os requisitos e prazos legais aplicáveis.
Nenhum colaborador deverá ocultar, apagar ou deixar de comunicar um incidente por receio de responsabilização interna.
15. RESPONSABILIDADES
15.1. Direção da NEO
Compete à direção:
- Aprovar e divulgar esta política.
- Definir os responsáveis pela segurança das informações.
- Autorizar acessos aos sistemas e documentos.
- Avaliar incidentes e determinar medidas corretivas.
- Promover a adequação dos procedimentos às exigências legais.
- Revisar periodicamente as práticas de segurança.
15.2. Colaboradores
Compete aos colaboradores:
- Cumprir integralmente esta política.
- Preservar o sigilo das informações.
- Utilizar os sistemas e documentos somente para atividades profissionais autorizadas.
- Proteger senhas, equipamentos e arquivos.
- Comunicar imediatamente qualquer suspeita de incidente.
- Não compartilhar informações com pessoas não autorizadas.
15.3. Prestadores de serviços e parceiros
Deverão respeitar as regras de confidencialidade e proteção de dados estabelecidas pela empresa e os compromissos assumidos contratualmente.
16. TREINAMENTO E CONSCIENTIZAÇÃO
A NEO deverá orientar seus colaboradores e prestadores de serviços sobre as boas práticas de segurança da informação.
As orientações deverão abordar, no mínimo:
- Sigilo profissional e proteção de dados pessoais.
- Cuidados com documentos de clientes.
- Proteção de laudos e informações médicas.
- Uso seguro de computadores, celulares e WhatsApp.
- Prevenção de golpes, fraudes e ataques digitais.
- Cuidados com senhas e acessos governamentais.
- Procedimentos de comunicação de incidentes.
Os colaboradores deverão declarar ciência e compromisso com o cumprimento desta política.
17. DESCUMPRIMENTO DA POLÍTICA
O descumprimento das normas estabelecidas poderá resultar em medidas administrativas e disciplinares, conforme a gravidade da ocorrência, a legislação aplicável e as obrigações contratuais.
Quando cabível, a empresa poderá adotar medidas legais para apuração de responsabilidades e reparação de eventuais prejuízos.
18. REVISÃO E ATUALIZAÇÃO
Esta política deverá ser revisada periodicamente, preferencialmente uma vez por ano, ou sempre que houver mudanças relevantes nos processos internos, sistemas utilizados, legislação ou riscos relacionados à segurança da informação.
A direção será responsável por aprovar as alterações e comunicar as novas orientações aos envolvidos.
19. DISPOSIÇÕES FINAIS
A presente Política de Segurança da Informação estabelece normas práticas de segurança e proteção de dados que devem ser incorporadas às operações diárias da NEO Despachante & Isenções PcD.
Seu cumprimento é indispensável para preservar o sigilo das informações, a integridade dos documentos, a confiança dos clientes e a conformidade legal das atividades da empresa.
A proteção dos dados pessoais, especialmente daqueles relacionados à saúde e à deficiência, representa um compromisso institucional da NEO com a ética, a responsabilidade e o respeito aos direitos de seus clientes.
Esta política entra em vigor na data de sua aprovação pela direção.
20. APROVAÇÃO E TERMO DE CIÊNCIA
Declaro que li, compreendi e estou ciente das regras estabelecidas nesta Política de Segurança da Informação e Proteção de Dados da NEO Despachante & Isenções PcD, comprometendo-me a cumprir suas disposições e preservar o sigilo das informações às quais tiver acesso em razão das minhas atividades profissionais.
Empresa: NEO Despachante & Isenções PcD
Raquel de Queiroz Pigatto
CPF: 259.292.488-42
Marcos Pigatto
CPF: 116.464.948-57
Documento de uso interno – NEO Despachante & Isenções PcD
A divulgação desta política não autoriza o compartilhamento de informações confidenciais, documentos de clientes ou dados pessoais.